Hamburg, den 15. Februar 2012 – Das Datenaufkommen in den Unternehmen hat sich durch Digitalisierung und preisgünstige Speichermedien in den letzten Jahren vervielfacht. Das Handling der Datenmengen bindet zunehmend personelle Ressourcen – der verwaltungstechnische Aufwand steigt. Mitarbeiter verwenden heute einen beachtlichen Teil ihrer Arbeitszeit darauf, Dokumente wiederzufinden und relevante Informationen aus der Informationsflut herauszufiltern. Die dokumentenbasierten Prozesse effizienter zu gestalten, um so den administrativen Aufwand zu verringern, ist zu einem geschäftskritischen Faktor geworden. Hersteller von Dokumentenmanagement bzw. Enterprise Content Management Software bieten Unternehmen wertvolle Unterstützung bei der Bewältigung dieser Herausforderung an.
Dokumentenmanagementsysteme werden vielseitiger und funktionaler
Ein großer Anteil der in der Umfrage berücksichtigten ECM-Systeme bietet umfangreiche Funktionalitäten in allen Kernbereichen des Enterprise Content Management an – vom Inputmanagement über die Dokumentenverwaltung und Dokumentensuche bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Viele Anbieter bieten darüber hinaus grundlegende Funktionen im Bereich des Reportings (Business Intelligence) oder Groupware-Funktionalitäten zur standortübergreifenden Zusammenarbeit an. Eine Unterstützung beim Outputmanagement, also zum Beispiel bei der Druckkosten- oder Portooptimierung, wird nur von einer Minderheit standardmäßig abgedeckt.
Dokumentenmanagement-Anbieter setzen SaaS nur zögerlich um
Der Anteil an SaaS-fähigen Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement ist im Vergleich zu anderen Softwarebereichen unterrepräsentiert. So sind 56 % der Dokumen-tenmanagementlösungen als Mietmodell über SaaS zu beziehen. Application Server Providing (ASP) wird von 57 % der untersuchten DMS angeboten. Zum Vergleich: Im Bereich von Personalwesen-Software (Human Resource Management) liegen die Anteile mit 67 % für SaaS und 80 % für ASP deutlich höher.
Der verhältnismäßig geringe Anteil an On-Demand-Modellen im Bereich DMS deckt sich mit einer von SoftSelect häufig wahrgenommen Skepsis gegenüber SaaS in den Unternehmen. Gerade beim Dokumentenmanagement, so wurde in von SoftSelect begleiteten Auswahlprojekten deutlich, ist der individuelle Anpassungsbedarf bei Dokumentenmanagement-Lösungen recht hoch. Standardisierte SaaS–Lösungen „Out of the Box“ stoßen hier oftmals an ihre Grenzen.
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